Kevät 2020 tullaan maailman historian ajan muistamaan koronaviruksesta. Käytännön työelämään se toi mukanaan muutoksia ja erilaisia käytännön järjestelyjä. Ajauduimme tilanteeseen, jossa uusia työvälineitä piti ottaa nopeasti käyttöön. Viimeistään nyt kohtasimme tosiasian, että työtapojen muutos on väistämätön.
Koko kevään on niin mediassa kuin sosiaalisessa mediassa pitkälti hehkutettu etätyöskentelyn ihanuutta, tuottavuutta ja tehokkuutta sekä korostettu monessa paikassa sen merkitystä yksilön hyvinvoinnin vahvistajana. Onko tämä todellisuutta, vai onko tässä yhteydessä syntynyt jonkinlainen kollektiivinen harha?
Todellisuus on nimittäin hyvin erilainen ja monivivahteinen. Tilanteet vaihtelevat ja mahdollisuudet tehdä etätyötä on hyvin erilaisia. Suurin osa meistä tarvitsee sosiaalisia kontakteja. Kyllä, ja vieläpä aivan kasvotusten! 🙂 Etätyö on oikeassa mittakaavassa valtava mahdollisuus ja voimavara – ainoana mahdollisuutena helposti tuhoon ajava.
Törmäsin LinkedInissä mielenkiintoiseen gallupiin. Vaihtoehtoina oli
a) haluan tehdä osan työstä etänä ja osan toimistolla
b) haluan tehdä työni toimistolla
c) haluan tehdä työni kotona.
Ainoastaan 4 % valitsi täysin kotoa tehdyn työskentelyn, kun taas pelkästään toimistolla tehtävän työskentelyn valitsi 17 %. Etätyön ja toimistotyön yhdistelmä puolestaan keräsi 79 %:n kannatuksen. Tämän epävirallisen gallupin tulosten korreloi useiden, aikaisempien, kansainvälisten tutkimusten kanssa, jotka ovat osoittaneet 1-2 päivän viikoittaisen etätyön kasvattavan tuottavuutta, viihtyvyyttä ja hyvinvointia. Mielenkiintoista on muuten sekin missä etätöitä tehdään. Kaikki etätöitä tehneet kertovat tehneensä töitä kotonaan, noin neljäsosa mökillä tai ulkomailla, viidesosa julkisissa liikennevälineissä ja kuudesosa julkisissa kahviloissa. Tämän perusteella voidaan etätyöstä puhua suurelta osin työskentelemisestä kotoa käsin.
Keskustelut lukuisten asiakkaiden kanssa on tuottanut mielenkiintoisen havainnon. Perusrutiineja ja pitkäaikaista, yhtäjaksoista keskittymistä edellyttävät työtehtävät sujuvat etänä erityisen hyvin edellyttäen, että sovittuja asioita viedään eteenpäin kaikilla tiedossa olevan yhteisen prosessin ja toimintamallin mukaisesti. Esimerkkinä jossain organisaatiossa on kirjanpito saatu kultakin kuukaudelta kasaan ennätysajassa. Samoin monia projekteja on saatu vietyä eteenpäin tehokkaasti ja tekemistä odottaneet to-do kehittämislistat on lyhentyneet tehokkaasti. Eräässä isossa tuotekehitysorganisaatiossa on viikottain kysytty jokaiselta henkilöltä arviota kyseisen viikon tuottavuutta verrattuna normiviikkoon toimistolla. Tulos on heilunut 90-93 %:n hujakoilla. Samanaikaisesti toiminnan jatkuva kehittäminen, omien selkeiden vastuualueiden rajoilla olevat toiminnot, yhteisten asioiden kehittäminen jne. koetaan jääneen aivan lapsen kenkiin, tai ainakin kehitystä ei ole näissä tapahtunut. Tämä ei liene ihme, sillä ne, jos mitkä vaativat myös paljon satunnaisia kohtaamisia, yhdessä tekemistä, yhteisöllisyyttä ja hiljaisen tiedon siirtymistä.
Kiistatonta on, että monissa organisaatioissa on kevään aikana tehty valtava digiloikka ja hyvä näin! Saman aikaisesti on syytä muistaa vanha sanonta siitä, että tekniikka on hyvä renki, mutta huono isäntä. Teamsit, Zoomit, Slackit, Meetit jne. ovat äärimmäisen hyviä työkaluja. Kuitenkin riippumatta siitä miten hyvin osataan käyttää digitaalisia alustoja ja työkaluja, ne eivät tule koskaan korvaamaan henkilökohtaista kohtaamista ja ihmisten välistä suoraa kanssakäymistä ja vuorovaikutusta, eikä niiden tule pysyä ensisijaisena, saatikaan ainoana tapana hoitaa asioita organisaatioissa tai yhteisöissä. Miksi näin? Nostan esille tässä kolme asiaa:
1. Yhteisöllisyys ja perusturvallisuus
Ihminen on luotu ja tarkoitettu osaksi ryhmää ja yhteisöä. Siis elämään toisten kanssa. Miettiessämme ihmisen perustarpeita, niin elämän perusedellyksen täyttymisen tarpeita seuraa liittymisen ja sosiaalisuuden tarve. Haluamme kuulua johonkin. Tässä on kysymys niin psykologisesta, henkisestä kuin hormonaalisestakin asiasta. Miten tärkeätä onkaan kokea, että minusta välitetään ihmisenä. Olen tärkeä.
Eräs tutkimus osoittaa, että normaalitilanteessa nauramme keskimäärin 18 kertaa päivässä. 97 % nauruista tapahtuu, kun olemme yhdessä toisten kanssa. Erityisen mielenkiintoiseksi tämän tekee se, että 80 % asioista, joille nauramme eivät ole itsessään edes huvittavia. Nauramme, koska toisetkin nauravat. Aivan samoin, kuin haukottelemme toisten haukotellessa. Tämä ei vaikuta ainoastaan endorfiinin ja dopamiinin eritystä kehossamme ja sitä seuraavaa hyvän olon tunnetta, vaan se myös sitoo meitä entistä voimakkaammin yhteen.
Voimme myös ajatella tilannetta, jossa olemme yhdessä saaneet ison projektin maaliin, voittaneet ison kaupan, ratkaisseet jonkun ongelman tai saavuttaneet muun onnistumisen. Sillä hetkellä iloiset katseet kohtaavat, on tarve heittää ylävitoset tai fist-pumpit, halata, huutaa yhdessä tai juhlistaa sitä muulla tavalla. Kaikki tämä on mahdollista täydessä mittakaavassa vain siinä hetkessä ja yhdessä ollen. Oksitosiini ja serotoniini tuotanto kasvaa ja sitoo meitä yhteen.
Lienemme kaikki samaa mieltä, että yksin nauraminen ja onnistuminen ei koskaan vedä vertoja yhdessä onnistumiselle ja hauskan pitämiselle! Voimme myös jollain tavalla luoda yhteisöllisyyttä ja kokea yllä mainittuja esimerkkejä digitaalisten välineiden kautta. Se ei kuitenkaan ole samalla tasolla. Eikä ihme. Viestinnästä kun alle 20 % on sanoja. 100 prosenttiin sitä ei saa ilman fyysistä (ja henkistä) kohtaamista.
Yksilön kannalta on toki mahdollista täyttää yhteenkuuluvuuden tarpeet työn ulkopuolellakin. Tämän vaikutus organisaatiolle on kuitenkin hyvin vahingollinen ja suuri riski. Merkittävimpiä työpaikkaan sitovia tekijöitä on nimen omaan työyhteisö ja kulttuuri. Jos näitä ei rakenneta, laskee myös yksilöiden sitoutuminen omaan organisaatioon ja parhaatkin työntekijät ovat helposti vietävissä, jos muualla on tarjolla aavistuksen mielenkiintoisempaa työtä, hieman parempi palkka… Siinä tilanteessa ei auta enää paraskaan strategia.
2. Elämän ja kodin ongelmien kärjistyminen
Olosuhteet missä etätöitä tehdään on kovin erilaiset. Onnekkaimmilla on äänieristetyt työhuoneet tai päiväsaikaan ei ole muita häiriötekijöitä ympärillä. Toisessa äärilaidassa etätöitä tulisi pystyä tekemään pienessä asunnossa keittiön pöydän äärellä muutaman lapset pyöriessä ympärillä (tai hoitaessa etäkoulua) ja puolison käydessä vieressä etäpalaveria.
Kevät 2020 on osaltaan osoittanut myös nurjan puolensa. Poliisin kotikäynnit ovat kasvaneet merkittävästi – jopa sillä tavalla, että eroja viikonlopun ja arkiviikon välillä on ollut siitä näkökulmasta enää vaikea havaita. Koskaan aikaisemmin en ole käynyt esimiesten kanssa näin paljon keskusteluja alkoholi- tai muista päihdeongelmista ja niiden näkymisestä työn tekemisessä tai vähintään epäilyistä aiheen tiimoilta. On helppoa sivuuttaa tämä marginaalisena ongelmana, mutta tosiasiassa 25-30 prosenttia suomalaisista lapsista on kärsinyt vanhempien alkoholin käytöstä.
Ongelmia tulee myös ilman päihteitä. Riittämättömyyden tunne kasvaa helposti. Pitäisi olla läsnä kotona ja töissä samaan aikaan. Kodin ja työn erottaminen ei olekaan kaikille yhtä yksinkertaista. Tämä puolestaan lisää stressitasoa merkittävästi. Vielä pahemmaksi se tulee mikäli oma työnkuva ei ole selkeä tai en tiedä tarkkaan mitkä ovat tavoitteeni, prioriteettini ja mitä minulta oikeasti odotetaan.
3. Organisaation oppiminen ja kehittyminen
Lyhyet keskustelut kahvikuppia hakiessa, tai kohtaamiset käytävällä matkalla vessaan tai palaveriin eivät ainoastaan lisää yhteenkuuluvuuden tunnetta, vaan näissä kohtaamisissa syntyy paljon ideoita ja vaihdetaan kuulumisten lisäksi pikaisesti johonkin asiaan liittyvää tärkeätä tietoa. Tietoa, niin hiljaista kuin johonkin tiettyyn projektiin liittyvää, siirtyy huomaamatta, kun kuulee sivusta kahden kollegan keskustelua. Riippumatta käytössä olevista kollaboraatiovälineistä, edellä mainitut tilanteet jäävät pois, joka johtaa väistämättä yhteisöllisen oppimisen vähenemiseen ja siihen, että hiljainen tieto ei siirry samalla tavalla kuin silloin jos teemme asioita aidosti yhteisissä tiloissa ja paikoissa. Tämä ei tarkoita sitä etteikö digitaalisilla alustoilla ja välineillä saada tehostettua kommunikaatiota, hiljaisen tiedon siirtymistä ja osaamisen kehittymistä. Ne eivät kuitenkaan toimi primäärisinä toimintatapoina.
Kokemus on myös osoittanut, että yhteisen tilannekuvan ylläpitäminen ja infomaation kulkeminen, epävarmuuden kasvu jne. kasvaa silloin, kun emme kohtaa kasvotusten. Jos ihminen ei tiedä, se olettaa…
Miten onnistua uuden kulttuurin rakentamisessa?
Etätyön kasvu on tullut jäädäkseen ja hyvä näin! Se mahdollistaa erilaisten elämän- ja työtilanteiden yhteensovittamisen, mutta se ei tule ilman selkeitä käytänteitä, struktuuria ja toimintatapoja. Lähtökohtaisesti yhteensovittaminen onnistuu pitkällä aikavälillä vain silloin, mikäli se mahdollistaa työn tekemisen tehokkaasti ja tuottavasti kokonaisuuden näkökulmasta. Tällöin ensijaisena näkökulmana ei voi olla jokainen yksilö erikseen. Korostan, että tätäkään näkökulmaa ei voida sivuuttaa! Jos erilaisten työskentelytapojen ja -paikkojen ajat ja päätökset jätetään kullekin yksilölle, on suurena riskinä, että esimerkiksi jokin tiimi ei tapaa käytännössä koskaan livenä. Aina on joku poissa. On järkevää luoda esimerkiksi käytännöt, jossa sovitaan, että tiettyinä päivinä kaikki ovat paikalla. Tämä helpottaa merkittävästi asioiden suunnittelua. Alla listausta asioista, joilla etätyöt saadaan onnistumaan.
- Yhteisen tilannekuvan, prioriteettien ja tavoitteiden kirkastaminen
- Selkeät toimintamallit, pelisäännöt ja struktuuri. Vasta tämä mahdollistaa todellisen joustavuuden.
- Selvitettävä vastuu- ja roolikohtaisesti mikä on oikeasti mahdollista etätyön näkökulmasta
- Henkilökohtaiset tavoitteet oltava kirkkaat. Samoin sovittu miten näitä seurataan ja toimintaa arvioidaan
- Varmistuttava yhteisöllisyyden säilymisestä., 1-1 keskustelut, virtuaalikahvit jne.
- Luotava uudet käytänteet informaation ja tiedon liikkumiselle ja jakamiselle. Infot, palaverit jne.
- Etäpalavereissa videot päälle!
- Henkilöjohtaminen saatava seuraavalle tasolle. Kontrolli toimii entistä huonommin!
- Yhteisön etu on aina tärkeämpi kuin yksittäisen ihmisen etu.
- Jatkuva toiminnan arvioiminen
On kiistatonta, että organisaatio, joka pystyy tarjoamaan monimuotoisia työskentelytapoja ja luo sitä tukeman kulttuurin, jossa säilyy yhteisöllisyys ja yhdessä tekeminen saa luotua kilpailuedun, jota ei ole helposti kopioitavissa. Tämä tarkoittaa matalia organisaatiorakenteita ja pienempiä, tehokkaita yksiköitä, joiden pitää pystyä toimimaan yhdessä ja erikseen. Tämä mahdollistaa kovien osaajien saamisen mukaan maantieteellisesti eri alueilta. Mikä mahdollisuus kaikkialla toimiville organisaatioille! Tietotyötä voidaan parhaimmillaan tehdä mistä päin tahansa. Lisäksi tällä on globaalisti suuri luontoa ja aikaa säästävä vaikutus. Tulevaisuuden kodit tulee suunnitella siten, että ne tukevat entistä paremmin etätyötä. Tähän luulisi kiinnittävän huomiota erityisesti pienemmät, kaukana pääkaupunkiseudulta olevat kunnat ja yritykset.
Tämä kaikki tulee edellyttämään valtavia kehittymisaskeleita johtamiselta ja laajemminkin organisaation kulttuurilta, rakenteilta, itseohjautuvuudelta, toimintatavoilta, pelisäännöitä jne. Palveluksessasi matkalla kohti tulevaisuuden huippuorganisaatiota!
Pekko Nieminen
Kirjoittaja on kokenut johdon valmentaja ja organisaatiokulttuurin kehittäjä, jonka ammatillisena intohimona on luoda organisaation kulttuurista pysyvä kilpailuetu organisaatiolle.
