Koska 70 % projekteista epäonnistuu toteutuksessa lienee hyvä tehdä pieni listaus miten epäonnistumisprosentti nostetaan täyteen 100 prosenttiin.
1. Tee ylioptimistinen projektisuunnitelma
Projektit ylittävät budjetin keskimäärin 27 %. Ei siinä vielä mitään, sillä kuudesosa projekteista ylittää projektisuunnitelmassa kuvatun budjetin yli 200 %:lla ja samanaikaisesti aikataulu venyy 1,7 kertaiseksi. Optimitilanteessa projektit ovat hieman aliresurssoitu ja samanaikaisesti osa projektin kannalta tärkeimmistä henkilöistä on osallisena riittävän monessa projektissa samanaikaisesti. Tällä varmistetaan, että muutokset yhdessä projektissa saadaan kumuloitua fataalilla tavalla mahdollisimman moneen projektiin.
Äkkiseltään voisi ajatella, että mitä isompi projekti, sen todennäköisemmin suunnitelmat on luotu huolella. Kuitenkin Yhdysvaltalaistutkimuksen mukaan yli 1 000 000 dollarin projektit epäonnistuvat yli 50 % todennäköisemmin kuin alle 350 000 dollarin projektit. Mikä parasta lähes viidennes isoista IT-järjestelmäprojekteista epäonnistuu niin pahasti, että ne uhkaavat koko organisaation olemassaoloa.
2. Varmistu siitä, että avainhenkilöiden operatiiviset tavoitteet ovat ristiriidassa niiden projektien kanssa, joissa he ovat osallisena
Kun varmistut tästä, saat samalla luotua epäonnistumisen kulttuurin koko organisaatioon. Niin ikävältä kuin se tuntuukin kuulla, lähes 80 % avainhenkilöistä sanovat, että heidän omat henkilökohtaiset tavoitteensa eivät ole linjassa merkittävimpien projektien kanssa. Tätä voidaan vielä tehostaa varmistumalla siitä, että näiden avainhenkilöiden tavoitteet eivät ole ristiriidassa ainoastaan projektin tavoitteiden kanssa, vaan lisäksi myös henkilöiden välillä. Tutkimuksen mukaan tällaisissa organisaatiossa ¾-osa henkilöistä kokevat projektit tuomituiksi jo ennen aloitusta.
3. Älä kiinnitä huomiota projektin johtamiseen
On vaarallista projektin epäonnistumisen kannalta mikäli projektijohtamiseen kiinnitetään liiaksi huomiota. Nimittäin ⅘-osa onnistuneista projekteista on sertifioitujen projektipäälliköiden vetämiä. Samaan hengenvetoon on syytä todeta, että lähes 90 % organisaatioista, joissa projektien onnistuminen on arkipäivää käyttävät jotain projektijohtamisen ohjelmistoa. Mikäli organisaatiossa on luotu mikä tahansa metodologia projektien johtamiseen ja seurantaan, on suuri riski siihen, että projektit pysyvät paremmin budjetissa, pitäytyvät aikataulussa ja saavuttaa asetetut tavoitteet ja laatuvaatimukset.
Jos kuitenkin haluat kiinnittää huomiota johtamiseen, niin panosta ihmeessä joko mikromanageeraukseen tai täydelliseen itseohjautuvuuteen. Kolmas tehokas tapa on luoda mahdollisimman epäselvä rakenne, jossa jokainen projektiin osallistuva saa riittävän useasta suunnasta ristiriitaista ohjausta tekemiselleen. Parhaimmilleen vietynä ylin johto vielä lopuksi jyrää projektinjohdon omilla yllättävillä väliin tuloillaan. Valitset sitten minkä tahansa näistä tavoista johtaa projekteja, takaan, että saat aikaiseksi riittävästi hämmennystä, motivaation laskua ja ärtymystä.
Edellä listattujen kolmen osa-alueen hyvällä hallinnalla projektien epäonnistumisessa päästään jo varsin pitkälle. Mikäli on kuitenkin tarvetta tehdä vielä hienosäätöä, niin voi seuraavaksi varmistua siitä, että projektien tiimien sisäinen toiminta ja yhteistyö ei ole kunnossa. Tilastot nimittäin osoittavat, että liki 60 % projekteista kompastuu huonoon kommunikaatioon. Tätä voidaan nopeasti kehittää levittämällä huhuja, juoruilemalla, epäoikeudenmukaisella palkitsemisella sekä jatkuvasti muuttuvilla prioriteeteilla. Parhaimpaan lopputulokseen päästään, kun projektipäällikkö ja avainhenkilöt vaihdetaan riittävän usein sen varmistamiseksi, että kukaan ei ehdi tylsistyä omassa roolissaan.
Miten hyvin projektit ovat teillä hallussa?
Pekko Nieminen
